Jouw rol als medewerker backoffice

Als medewerker backoffice heb je een brede en afwisselende functie waarin je een belangrijke ondersteunende rol vervult binnen de organisatie. Je ondersteunt het teamsecretariaat, de cliëntenadministratie en de jeugdbeschermers op administratief en organisatorisch vlak. Ook ondersteun je bij financiële administratieve werkzaamheden. Dankzij jouw overzicht en nauwkeurigheid zijn informatie, afspraken en processen goed op orde en kunnen collega’s hun werk optimaal uitvoeren.

Als medewerker backoffice ben je een centraal aanspreekpunt voor uiteenlopende vragen en werkzaamheden. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende taken, bewaakt voortgang en planning en signaleert waar processen efficiënter of beter kunnen worden ingericht. Je werkt nauw samen met andere backofficecollega’s en de teamleider en bent een belangrijke verbindende schakel binnen het regiokantoor.

Je komt terecht in een gezellig en betrokken team in Apeldoorn, waar de sfeer persoonlijk en toegankelijk is. Er is ruimte om elkaar te helpen, samen te werken en ook buiten het werk om leuke dingen te ondernemen. Je staat er dus niet alleen voor en kunt rekenen op collega’s die voor elkaar klaarstaan.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Administratieve ondersteuning:
  Je verwerkt en beheert cliënt- en dossieradministratie, ondersteunt bij financiële administratieve werkzaamheden en verzorgt correspondentie en formele stukken, zoals verzoekschriften richting de rechtbank. Je bewaakt hierbij de juistheid, volledigheid en tijdigheid van documenten en rapportages en zorgt voor een goede follow-up en archivering.
• Secretariële en organisatorische ondersteuning:
  Je beheert agenda’s, plant en organiseert overleggen en bijeenkomsten, bereidt agenda’s en stukken voor en bewaakt actiepunten, besluiten en afspraken.
• Ondersteuning van collega’s:
  Je bent een centraal aanspreekpunt voor jeugdbeschermers, teamleiders en collega’s. Je maakt je het cliëntsysteem snel eigen en helpt collega’s bij vragen over het systeem en andere applicaties. Ook ben je het eerste aanspreekpunt voor praktische ICT-vragen, bijvoorbeeld over laptops, iPhones en andere communicatiemiddelen.
• Contact en communicatie:
  Je onderhoudt interne en externe werkcontacten en relaties, handelt telefoonverkeer en informatieverzoeken af en controleert rapportages en andere documenten op taal, spelling, volledigheid en lay-out.
• Meedenken en organiseren:
  Je denkt vooruit, signaleert waar processen beter of efficiënter kunnen en pakt verbeteringen actief op. Je houdt de voorraad kantoorartikelen bij en verzorgt waar nodig bestellingen.

Je werkt daarbij nauwkeurig en zelfstandig, maar weet ook wanneer het belangrijk is om af te stemmen met collega’s of de teamleider. Geen dag is hetzelfde: het ene moment ben je bezig met een verzoekschrift voor de rechtbank, het volgende moment help je een collega met het cliëntsysteem of organiseer je een overleg.

Juist die afwisseling, de samenwerking met collega’s en de wetenschap dat jouw werk bijdraagt aan een maatschappelijk doel maken deze functie waardevol. Je krijgt de ruimte om jouw kwaliteiten in te zetten, mee te denken over verbeteringen en jezelf verder te ontwikkelen.

Wie ben jij?

• Je beschikt over hbo-werk- en -denkniveau. Een hbo-diploma is hiervoor niet noodzakelijk. Met een mbo-diploma en aantoonbare relevante werkervaring kun je dit niveau ook laten zien.
• Je hebt kennis van en ervaring met administratieve en secretariële processen en bent digitaal vaardig; nieuwe systemen en applicaties maak je je snel eigen.
• Je werkt nauwkeurig, zelfstandig en proactief en beschikt over goede communicatieve vaardigheden.
• Je kunt goed plannen, prioriteiten stellen en makkelijk schakelen wanneer werkzaamheden of omstandigheden veranderen.
• Je denkt vooruit en ziet kansen om werkzaamheden en processen efficiënter te maken.
• Je bent flexibel inzetbaar, bereid om indien nodig incidenteel extra uren te werken en op andere locaties aanwezig te zijn.
• Je beheerst de Nederlandse taal goed.

Wat bieden wij jou?

• Arbeidsvoorwaarden volgens de CAO Jeugdzorg.
• Een bruto maandsalaris op basis van jouw kennis en ervaring tussen de € 2.715 en € 3.860 op basis van een 36-urige werkweek (salarisschaal 6 CAO Jeugdzorg).
• De intentie om jou voor langere tijd aan ons te verbinden. Je start met een contract voor bepaalde tijd.
• Extra voordelen, zoals een eindejaarsuitkering van 8,3%, vakantiegeld van 8% boven op je salaris, een thuiswerk- en reiskostenvergoeding en pensioenopbouw via Pensioenfonds Zorg & Welzijn.
• Een persoonlijk balansbudget via Alleo dat je maandelijks ontvangt en vrij kunt besteden aan sport, ontspanning, welzijn en andere extra’s die bij jouw leven passen.
• Een laptop en telefoon van de zaak, zodat je overal goed kunt werken.
• Een betrokken en gezellig team in Apeldoorn, waar je je welkom voelt, collega’s voor elkaar klaarstaan en regelmatig leuke activiteiten worden georganiseerd.
• De kans om met jouw werk écht iets te betekenen. Je ondersteunt de professionals die zich dagelijks inzetten voor de veiligheid en toekomst van kinderen en jongeren. Ook al sta je niet rechtstreeks met gezinnen in contact, jouw werk maakt verschil.

Meer informatie

Wil je meer informatie over deze vacature? Neem dan contact op met Demi (recruiter) via 088 712 12 12 of mail naar werkenbij@jbgld.nl. Zij vertelt je graag meer over de functie en onze organisatie.

Interesse?

Reageren kan tot uiterlijk vrijdag 6 november. De sollicitaties worden in de week van 9 november in behandeling genomen en de gesprekken staan gepland op maandag 16 november.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.